[Vídeo] Outlook 2010: Combinar correspondencia por correo electrónico
20 marzo 2011 13 comentarios
En este vídeo vemos como enviar un mensaje personalizado a varios de nuestros contactos utilizando la opción “Combinar correspondencia” desde el propio Outlook
El ejemplo utilizado es solicitar a todos nuestros contactos los datos de su empresa que nos falten o estén incompletos (teléfono, página web, dirección postal, etc.)
Los pasos seguidos:
1. Seleccionar todos los contactos
2. Combinar correspondencia
3. Tipo de documento – Carta modelo – Combinar en correo electrónico
4. Seleccionamos Bloque de direcciones, damos formato y corregimos posibles errores
5. Seleccionamos Línea de saludo y damos formato
6. Escribimos el texto común de la carta tipo
7. Escribimos un bloque de texto para posteriormente utilizar los campos combinados y las reglas para rellenar los datos de ciertos campos
7.1 Departamento – Insertamos el campo combinado “Puesto”
7.2 Regla “Si… entonces… sino…” Nombre del campo “Puesto” – Comparación “No vacío” y el texto que se rellenará caso de estar vacío.
Si el campo Puesto en la tarjeta de nuestro contacto no está con datos (está vacío) escribir el texto Su cargo en la empresa, si tiene el dato no escribe nada y lo rellena con el campo combinado del punto 7.1 “Puesto”
- Realizamos el mismo procedimiento para el resto de los datos del bloque de texto, en unos se utiliza solamente un campo combinado (correo electrónico) y en otros se utiliza la regla. En unas reglas se utiliza sólo el texto a rellenar caso de estar vacío y en otros el texto a rellenar tanto si está vacío como si contiene datos (dirección postal).
8. Finalizar y Combinar – Enviar mensajes de correo electrónico – Revisamos las opciones y Aceptamos.
Palel
Acerca de Pilar Arguiñáriz [Palel]
No ha cambiado mucho o casi nada con respecto a la versión anterior ¿verdad? Lo que sí me parece novedoso es el hecho de usar la correspondencia por correo electrónico.
Lo he realizado con el 2010 pero en el 2007 y 2003 funciona exactamente igual (no me remonto más :-))
Una vez seleccionados los contactos, menú Herramientas – Combinar correspondencia.
Genial andaba buscando como se hacía la combinación, el video estupendo.
Quería consultar una cosa: si el documento que envío en la combinación de correspondencia quisiera cambiarlo y utilizar un documento ya creado, ¿cómo lo haría?
¿Al abrirse word, podría abrir el documento y lo reconocería, o outlook buscaría el documento en blanco que abrió por defecto? gracias.
Marta, me alegro de que te haya ayudado.
Y hacer pruebas es la mejor manera de aprender y encontrar “cosas” desconocidas… por eso, si realizas el proceso verás que:
1. Seleccionar todos los contactos
2. Combinar correspondencia
En la ventana que se abre al pulsar este punto 2, existe la opción de elegir un “Nuevo documento” o un “Documentos existente”, por tanto, la respuesta está allí :-)
hola, necesito ayuda en una combinacion de correspondencia, podeis echarme una mano?
quiero enviar un email de manera masiva y tengo una lista de nombres y direcciones en excell.
Lo que necesito es crear una plantilla en la que solo en nombre del destinatario se cambia automáticamente usando la lista de excell, donde también tengo la direccion de email de cada uno.
Como hago para conjugar todo esto? con el video casi me hago una idea, pero las direcciones las coges de los contactos de outlook y no encuentro como cogerlas de excell.
Muchas gracias
Puedes importar los nombres y las direcciones de Excel a Outlook y el resto del procedimiento el del vídeo.
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/compartir-datos-de-contactos-entre-excel-y-outlook-HP005198479.aspx
O bien hacer una combinación de correspondencia en Word, tomando las direcciones desde Excel y enviar por correo:
Word – Correspondencia – Seleccionar destinatarios (Lista existente – archivo de Excel) – Iniciar combinación para mensajes de correo.
Gracias, intentaré que me salga¡¡¡
Hola Pilar, gracias por tu contribución que nos sirve de tanta ayuda. Quiiera preguntarte si esta opción es la que sustituye en Outlook 2003 a la accion Nueva Carta al contacto.
Resulta que hemos actualizado la versión y algunos usuarios echan de menos la facilidad de realizar esta función en Outlook 2003 ya que desde el menu Acciones podían seleccionar la opción Nueva Carta al contacto y automáticamente se les presenta un asistente bastante mas intuitivo.
Sí, esa opción es la que la sustituye.
Seleccionamos un contacto de la carpeta Contactos y, desde la ficha Inicio, simplemente, pulsamos Combinar correspondencia y elegimos “Solo los seleccionados”… el resto de opciones a gusto del usuario, es este caso, Tipo “Cartas modelo” y “Nuevo documento” (en lugar de por correo electrónico).
También sigue siendo bastante intuitivo.
Gracias por tus palabras sobre el blog.
Estimada Pilar, me gustaría saber si es posible adjuntar archivos (pdf) usando esta combinación de correspondencia. La idea es que cada destinatario tiene un pdf distinto.. (estoy enviando un reporte por unidad)
Ademas me gustaría saber si el asunto del correo se puede configurar usando los campos de la base de datos de contactos, por ejemplo que en el texto del texto diga algo así: “Reporte de solicitudes de correspondiente a ”
Gracias.
No creo que sea posible seleccionar un pdf diferente para cada destinatario.
De todas formas te aconsejo que realices todo tipo de pruebas con la combinación hasta que consigas, si es posible, el resultado deseado y que mejor se adapte a tus necesidades.
Hola , tengo 2 cuentas 2 correo electronico en mi outlook una de la empresa y otro de gmail quisiera saber si es posible al combinar correspondencia elegir de cual de estos 2 correo mandar los mail, ya que al combinar correspondencia salen del correo de la empresa y yo quiero que salgan del gmail.
Gracias por su ayuda
¿Qué archivo de datos es el predeterminado?
Quizás este artículo te ayude:
http://palelmvp.wordpress.com/2011/06/08/outlook-2010-enviar-documentos-a-destinatario-de-correo/
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