Office 2010: Information Rights Management (IRM) o restringir permisos

Cómo se puede restringir el permiso para obtener acceso al contenido de los documentos, los libros y las presentaciones mediante Information Rights Management (IRM en adelante).

Si queremos restringir los permisos de acceso a un documento o bien restringir ciertos comportamientos y evitar que las personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial podemos hacerlo desde dentro de la ficha Archivo – Información – Proteger documento – Restringir permisos por personas: Acceso restringido. (imagen 1)Cuando pulsemos esta opción por primera vez, se nos abrirá la ventana de descarga, instalación y configuración de IRM. Seleccionamos la opción para suscribirnos y pulsamos Siguiente (imagen 2)Seguidamente y si tenemos un Windows Live ID (una cuenta Hotmail, por ejemplo) marcamos dicha opción y Siguiente. En caso contrario, nos registramos para crear un ID. (imagen 3)Nos solicita la dirección de correo y la contraseña e iniciamos sesión (marcando si queremos guardar la dirección y contraseña, sólo la dirección o que nos lo solicite siempre). (imagen 4)Configuramos si en un equipo privado o público y Aceptamos. (imagen 5)Conecta con el Servicio y configura el equipo. (imagen 6)Cuando finaliza nos informa del número de equipos que podemos configurar con nuestro ID y el número restante de equipos que nos restan. Pulsamos en Finalizar. (imagen 7)Seleccionando la cuenta pulsamos en Aceptar. (imagen 8)Accederemos a la ventana de configuración de los permisos: (imagen 9)

• LEER: Los usuarios a los que daremos acceso de lectura, pero no podrán ni cambiar ni imprimir ni copiar el contenido. Escribiremos su dirección de correo o pulsaremos el botón Leer… para que nos muestre nuestra libreta de direcciones (Contactos).
• CAMBIAR: Los usuarios que podrán leer, modificar, copiar y guardar pero no pueden imprimir.

Si pulsamos en el botón Mas opciones… accedemos a una ventana donde podremos configurar otros permisos adicionales como agregar usuarios con control total, ponerle fecha de caducidad al documento, permitir la impresión, permitir copiar a los usuarios de LEER y también permitir que se nos soliciten permisos adicionales mediante correo electrónico.Una vez aplicadas las restricciones veremos que en Información – Proteger documento nos aparece la información de que el documento está restringido.Y también nos aparecerá una barra de información en la ventana del documento.

Más información de IRM en Office 2010

IRM para mensajes de correo electrónico

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Office/Outlook: Modificar y Guardar documentos adjuntos a un mensaje de correo

Hay ocasiones en las que recibimos un documento adjunto por correo que requiere modificar dicho documento y devolverlo en la respuesta o guardarlo con las modificaciones dentro del mismo mensaje.

Si abrimos el documento desde el propio mensaje de correo nos lo abrirá en Vista protegida pudiendo Habilitar la edición si confiamos en el remitente y contenido del mismo.

Si realizamos las modificaciones oportunas, a la hora de cerrar el documento lo que la aplicación (Word, Excel…) hace es un Guardar como ( imágenes 3 - 4 ) y lo guarda en nuestro disco duro pero el adjunto del mensaje sigue siendo el original.

Si necesitamos responder a dicho mensaje con el adjunto modificado deberemos realizar el siguiente proceso:

1. Abrir el mensaje y desde el grupo Mover (Outlook 2010) pulsamos en Acciones – Modificar mensaje ( imagen 5 ) (cuando está activada la modificación veremos como se difumina la opción ( imagen 6 )).

En Outlook 2007: grupo Acciones – Otras acciones

En Outlook 2003: menú Edición

2. Una vez seleccionado Modificar mensaje abrimos el documento adjunto realizando las modificaciones oportunas.

A la hora de cerrarlo nos pregunta si deseamos guardar los cambios, pulsando en Guardar ( imagen 7 ) se guardará el documento adjunto con las modificaciones realizadas dentro del correo.

NOTA: para responder al correo y que el adjunto vaya incluido en la respuesta deberemos de tener seleccionado en las Opciones de Outlook  Adjuntar el mensaje original ( imagen 8 ).

3. Seleccionando Responder se abrirá el formulario de respuesta con el mensaje original y el documento modificado como adjunto a la respuesta ( imagen 9 ).

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